البعض لا يعطي تخطيط القوى العاملة أهمية ويكتفي بوضع الخطط الإستراتيجية وتخصيص الموازنات التي يعتقد بأنها كفيلة لتحقيق أهداف المؤسسة. يغفل الكثير من المدراء التنفيذين أهمية الموارد البشرية، وبأنها المحرك الرئيسي لاستغلال المخصصات المالية بالشكل الأمثل، وهم المحرك الرئيسي لتنفيذ الخطط الموضوعة والتي بدون وجود الأشخاص المناسبين قد تفشل هذه الخطط ويتم هدر الموارد المالية المخصصة لتنفيذها.
أثبتت الدراسات والبحوث بأن تحسن المؤسسات يكمن بتحسن القوى العاملة لهذه المؤسسة بالدرجة الأولى، ولهذا فإن تخطيط القوي العاملة يعتبر أحد عوامل نجاح المؤسسة في تحقيق أهدافها الإستراتيجية، حيث يقوم التخطيط القوى العاملة على تحديد المهارات والمعرفة والسلوكيات المطلوبة مستقبلياً وفقاً للخطط الموضوعة وتحقيقها من خلال عده أنشطة مثل التوظيف، والتدريب والتطوير، والاستعانة بمصادر خارجية.
تحتاج أي خطة عمل أو خطة إستراتيجية الى متطلبات وموارد، والموارد ليست محصورة فقط على الموارد المالية والميزانية، ولكن كذلك على الموارد البشرية (القوى العاملة) لتحقيق المستهدفات الموضوعة في خطة العمل أو الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
قائمة المحتوى
الجوانب الأربعة لتخطيط القوي العاملة:
- تكوين وهيكلة القوي العاملة بالمؤسسة.
- تحديد وسد الفجوات بين وضع المؤسسة الحالي والوضع المثالي.
- خطط التوظيف والتدريب للموظفين.
- تحديد وتوظيف المصادر الخارجية لتلبية مهارات محددة.
وهنا يتوجب التنبيه بأن تخطيط القوى العاملة ليس محدود في عملية التوظيف، ولكن كذلك قد يكون أداة مهمة لتدريب وتطوير القوى العاملة الحالية. ويعتبر تخطيط القوي العاملة من الإجراءات المهم تنفيذها بشكل منتظم لتحقيق النجاح في تحقيق اهداف المؤسسة، بحيث يمكن قياس احتياجات التوظيف، واهداف التدريب والتطوير.
المعنيين بتخطيط القوى العاملة
يفضل التخطيط للقوى العاملة كجزء من التخطيط الإستراتيجي، وفي القالب تكون هذه المهمة موكلة لفريق الموارد البشرية ويشرك فيها ممثلي من الإدارة التنفيذية وفريق الإستراتيجية وفريق المالية للمؤسسة.
ولضمان فعالية خطة القوى العاملة، يجب على القادة تقييم يجب ان تتضمن مؤشرات أداء قدرة الخطة على توقع الاحتياجات المستقبلية والاستجابة لها حتى تتمكن المؤسسة من اتخاذ قرارات العمل السليمة وتنفيذها..
نصائح لتخطيط القوى العاملة بأسلوب الفعال
لكي تنجح عملية تخطيط القوى العاملة، يجب على متخصصي الموارد البشرية المسؤولين عن قيادة مبادرات تخطيط القوى العاملة التأكد من:
- تعيين عضو معين من فريق الموارد البشرية لإدارة العملية.
- إشراك الإدارة التنفيذية، وتضمين أحداهم بالعملية.
- إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين (الإدارات المعنية) في عملية تخطيط القوى العاملة.
- مواءمة الخطة مع الخطة الإستراتيجية للمؤسسة.
- تنسيق خطة القوى العاملة مع تخطيط التعاقب الوظيفي ومبادرات التطوير الوظيفي.
- اجعل تخطيط القوى عملية مستمرة، مع التقييم المستمر للتغييرات في البيئة الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على احتياجات التوظيف في المؤسسة.
خطوات عملية تخطيط القوى العاملة
يجب اتخاذ عدة خطوات تحليلية متميزة في تخطيط القوى العاملة:
- تحليل العرض: تقييم الوضع الحالي للقوى العاملة للمؤسسة.
- تحليل الطلب: تقييم الوضع المطلوب لتحقيق الأهداف المستقبلية للمؤسسة.
- تحليل الفجوات: تحديد فجوات بين الوضع الحالي والوضع المطلوب بتحديد الفوائض وأوجه القصور في المهارات.
- الحلول: التي ترتكز على طرق معالجة الفجوات في الخطوة الثالثة، ويتم من خلال التوظيف والتدريب والتطوير والتوظيف الجماعي والاستعانة بمصادر خارجية.
تابعني
كما يمكنك التواصل معي عبر صفحة عني بنموذج التواصل
١. تحليل العرض
عملية تقييم الوضع الحالي هو بهدف تقييم توفر عدد القوى والمهارات التي تعتبر حيوية للمؤسسة، ويجب ان يشمل هذا التحليل على عدة عوامل وجوانب منها وليس الحصر: أعداد القوى، مهاراتهم، سنوات الخبرة، الجنس، العمر، سنوات العمل والدوران الوظيفي، الشهادات الدراسية، الراتب، المنصب، نوع التعاقد، الى الخ.
كما يتضمن تقييم الوضع الحالي على توقعات فقدان الموظفين، يتضمن ذلك الاستقالات والتقاعد، والترقيات، وغير ذلك مما يؤدي لفقدان الموظفين في تأدية المهام الحالية الموكلة لهم. هذا الجانب مهم ويتوجب أخذه بعين الاعتبار في المرحلة اللاحقة (تقييم الوضع المطلوب).
٢. تحليل الطلب
في هذه المرحلة تهدف العملية للتنبؤ بتكوين القوى العاملة المستقبلية للمؤسسة، والتي تأخد بعين الاعتبار العديد من الاعتبارات المهمة:
- التوجهات حسب الخطط الاستراتيجية.
- المنافسين والتنافسية على القوى العاملة.
- السوق ومدى نموه أو تقلصه.
- توافر القوي العاملة.
- التكنلوجيا.
- غير ذلك.
ان هذه الاعتبارات لها الأثر الكبير في تقدير التكوين القوى العاملة المستقبلية للمؤسسة، والذي قد يجعل خطتك غير واقعية في حال لم تأخذ احد هذه الاعتبارات بعين الاعتبار، أو قمت بتقييمها بشكل صحيح ولهذا يتم التوصية دائماً بان تكون عمليه تخطيط القوى العاملة، عملية مستمرة ويتم تحسينها وتحديثها بشكل استمرار.
عموماً، لتضمن بان تخطيط القوى العاملة لديك يأخذ بعين الاعتبار هذه الاعتبارات، يتوجب ان تسأل نفسك التالي:
على المستوى الداخلي:
- مدى القدرة على الاحتفاظ على الموظفين الحاليين؟
- خطط التدريب والتطوير كفيلة بتحقيق المهارات المطلوبة للقوى العاملة الحالية؟
على المستوى الخارجي:
- هل القوى العاملة ذات المهارات المطلوبة متاح توظيفها بسهولة؟
- ما هي العوامل التي ستؤثر على احتياجات القوى العاملة في المستقبل؟
كذلك يتوجب إدارة الهيكل التنظيمي المستقبلي للمؤسسة:
- كم عدد الموظفين المطلوبين؟
- ماهي المهارات والكفاءات المطلوبة مستقبلاً؟
- ما هي خطط وسبل جذب الموظفين المستهدفين؟
- ما هي سبل الاحتفاظ وكسب ولاء الموظفين؟
٣. تحليل الفجوات
في هذه المرحلة، يرتكز التخطيط على تحديد الفوارق بين الخطوة الأولى (تحليل العرض) مقارنة بالخطوة الثانية (تحليل الطلب). عند البدء بهذه المرحلة، يتوقع أن يتم تحديد:
- العدد الإضافي المطلوب من الموظفين.
- قائمة الموظفين الذين يمكن تطويرهم لكسب المهارات المطلوبة.
- قائمة الموظفين الذين لم تعد هنالك حاجة لهم.
٤. الحلول
تتضمن هذه المرحلة تطوير استراتيجيات وإجراءات لسد الفجوات المحددة في الخطوة السابقة، والتي قد تتضمن إجراءات تعيين وتدريب والاستعانة بمصادر خارجية لسد الفجوات. هنالك خيارات مختلفة لمعالجة الفجوات ويعتمد ذلك على حاجة المؤسسة للتوسع في هيكلة القوى العاملة الخاصة بها، أو إعادة هيكلة القوى العاملة أو الاعتماد على التعاقدات الخارجية والذي تبت فيه الإدارة التنفيذية للمؤسسة.
التوظيف
ان أحد الحلول الرئيسية يكمن في توظيف القوى العاملة، ويعتمد ذلك على توجه الشركة على تكبير الهيكل التنظيمي للمؤسسة بتوسع إدارات معينة أو أطلاق أنشطة جديدة. كما يكون التوظيف كذلك حل لمعالجة الدوران وفقدان الموظفين الحاليين المحتمل، بسبب مغادرة الموظفين عند عثورهم لفرص عمل أخرى أو التقاعد.
يتوجب إدراك وتقدير تكاليف المباشرة والغير مباشرة لعمليات التوظيف، وتشمل رواتب الموظفين المعنين بالتوظيف في الموارد البشرية والإدارات المعنية وتكاليف التأهيل الذي يتطلبه الموظف الجديد للانسجام في المؤسسة. يعتبر التوظيف الحل الاخير الذي يتوجب الاستعانة به، والبدء أولاً بالنظر للقوى الحالية للشركة وإمكانية تطويرهم وتدريبهم وتنفيذ عمليات التدوير الداخلي لشغل المناصب والشواغر الجديدة، قبل اللجوء للتوظيف.
التدريب والتطوير
ان حلول تدريب وتطوير القوى العاملة الحالية يعتبر أقل كلفة من حلول التوظيف لا سيما للوظائف الرئيسية. يجب على المؤسسات التركيز على تطوير مهارات وقدرات القوى العاملة الناعمة منها والفنية بحد سواء لتواكب التكنلوجيا الجديدة والخدمات الإضافية التي تجلبها المؤسسة أو السوق أو المنافسين.
منهجيات التدريب والتطوير تشمل العديد من الطرق كالدورات التدريبية، والتدريب اثناء العمل، والتعليم الإلكتروني، ومرافقة أصحاب المهارات للتعلم منهم. وكما تم التنويه في البداية، فإن هذه المهمة قد تعتمد على تطوير المهارات الناعمة مثل الإدارة والعروض أو المهارات الفنية التي تساعد على رفع كفاءتهم في تنفيذ المهام الوظيفية الموكلة لهم بشكل مباشر.
التوظيف المؤقت
هذا الحل يكون مناسب عندما يكون هنالك مرونة بعدد القوى العاملة المطلوبة، وقد ينطبق ذلك عندما يربط عدد القوى العاملة المطلوبة بالمبيعات مثلاً. على سبيل المثال، تنظيم المعارض يتطلب قوى عاملة بشكل مستمر لتخطيط وتنظيم المعرض الذي قد يقام فقط لمده 5 أيام، وفي خلال الـ5 أيام، سيتطلب هذا المعرض موظفين إضافيين لفترة انعقاد هذا المعرض كالأمن، ومدراء الحسابات وغيرها من القوى العاملة التي لن تحتاجها المؤسسة إلا حينها، ولهذا يفضل تباع منهجية التوظيف المؤقت لمثل هذه الحالات.
التوظيف بدوام جزئي
هذا الحل مناسب للمهام والمهارات التي تحتاجها المؤسسة طوال السنة، ولكن بنفس الوقت ليست مسؤوليات كبيرة تتطلب تخصيص شخص بدوام كامل للقيام بها، وبهذه الحالة يفضل توظيف أشخاص قادرين على إتمام المهام بدوام جزئي.
التعاقدات الخارجية والمستشارين
بعض الأحيان تحتاج المؤسسات الى خبراء في مجالات معينة لتنفيذ مشاريع متخصصة لصالح المؤسسة، وينتهي دورهم بانتهاء هذه المشاريع. هنا تأتي الحاجة لتوظيف أو التعاقد مع مكاتب الخبرة (الاستشاريين) لتولي مسؤولية تنفيذ هذه المهام أو المشروع.
التعهيد
تستعين المؤسسات لتعهيد بعض المهام والاختصاصات خصوصاً تلك الاختصاصات غير الأساسية للمؤسسة والتي يتم إنجازها بشكل أفضل من خلال تعهيدها لشركات مختصة في ذلك المجال مثل إدارة المنشآت والصيانة.
