دروس متقدمة في إدارة الوقت: إيجاد مساحة للاستراتيجية لا أستطيع أن أتخيل أن هناك العديد من الأشخاص في مجال الأعمال الذين ليس لديهم أعباء عمل عالية للغاية. نواجه جميعًا حجمًا ضخمًا من العمل ومهام متعددة كل يوم. من الصعب بما يكفي الحصول على الوظائف اليومية ، ناهيك عن إيجاد الوقت والمساحة للابتعاد والتفكير بشكل استراتيجي. لكن الحصول على هذه المسافة والقدرة على التركيز دون تشتيت الانتباه أمر بالغ الأهمية للتخطيط الاستراتيجي. وبالطبع ، فإن التخطيط الاستراتيجي أمر بالغ الأهمية للنمو.
تابعني
لهذا السبب أعتقد اعتقادًا راسخًا أن إتقان إدارة وقتك هو أحد أكثر الأشياء قيمة التي يمكنك القيام بها ، خاصة إذا كنت في منصب قيادي أو إداري. لن يؤدي تطوير مهارات إدارة الوقت الفعالة إلى تغيير إنتاجيتك وأدائك اليومي فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى تغيير قدرتك على التفكير الاستراتيجي وإحداث تأثير كبير على نجاح مؤسستك. أصبحت إدارة الوقت مشكلة حقيقية بالنسبة لي عندما ارتقيت إلى مرتبة شركة عالمية لتكنولوجيا المعلومات. لقد وصلت إلى نقطة شعرت فيها أنني أعاني من أجل إنجاز كل شيء وكنت قلقًا بشكل خاص لأنه لم يكن لدي الوقت الكافي لتخصيص الإستراتيجية. هذا هو الوقت الذي بدأت فيه دورة إدارة الوقت وكانت أكثر يوم مفيد في حياتي العملية. هذه هي الدروس التي تعلمتها حينها ، وبعض الدروس الأخرى التي تعلمتها خلال بقية مسيرتي
قائمة المحتوى
تخلص من الذنب
كان أحد الدروس الأولى التي تعلمتها من دورة إدارة الوقت تلك هو عدم الشعور بالذنب إذا لم تتمكن من إنجاز كل شيء في يوم عملك. كان هذا محررا للغاية – الشعور بالذنب يضيع الوقت الذي يمكن أن تستخدمه لإنجاز العمل.
كن جيدًا في تحديد الأولويات
مفتاح إنجاز الأشياء هو تحديد الأولويات – هناك دائمًا الكثير مما يجب القيام به ، لذا فإن المفتاح هو إعطاء الأولوية للأشياء المهمة. يجب عليك معالجة الأنشطة والمهام ذات الأولوية القصوى الخاصة بك ؛ يجب عليك معالجة أولويات عملك التجاري ، على الرغم من أنها قد لا تكون دائمًا من أولوياتك.
قائمة TTD
- أداة كلاسيكية لإدارة الوقت هي قائمة الأشياء التي يجب القيام بها (TTD) ، والتي ما زلت أستخدمها. يجب أن تلتقط كل ما تريد القيام به في اليوم أو اليومين التاليين. قسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر. رتبهم حسب الأولوية – أ للأهم ، ثم ب وج. كذلك قدر الوقت الذي ستستغرقه لإكمال المهام
- وهذا يساعد في معرفة ما إذا كان كل شيء يمكن أن يتناسب مع يومك. ثم أقوم بترتيب الأنشطة بالترتيب الذي يجب أن أقوم به. هذا لا ينظم يومك فحسب ، بل إنه مفيد إذا كان عليك إعادة ترتيب الأولويات لمعالجة شيء غير متوقع. نصيحة أخرى هي إنشاء قائمة TTD كل مساء لتغطية اليوم التالي. يساعدك هذا على الاسترخاء والنوم بشكل أفضل ، ويمكن لعقلك الباطن أن يعمل بين عشية وضحاها
- بعد بضع سنوات من القيام بذلك ، قررت شراء دفتر يوميات بحجم A4 ليوم واحد لكل صفحة ووضع قوائم TTD الخاصة بي هناك. نعم ، يوميات ورقية جيدة من الطراز القديم! هذا له ميزتان أخريان – يمكنك إضافة أشياء لقوائم TTD القادمة في التواريخ التي تخطط للقيام بها ، وتوفر سجلاً لما كنت تخطط للقيام به.
هام مقابل عاجل
عند تحديد أولويات الأنشطة أو المهام ، من المهم التمييز بين المهام المهمة والعاجلة. كان لدى الرئيس الأمريكي أيزنهاور ، الذي كان القائد الأعلى لقوات الحلفاء في أوروبا في الحرب العالمية الثانية ، مبدأ “ما هو مهم نادرًا ما يكون عاجلاً وما هو عاجل نادرًا ما يكون مهمًا”. طريقة النظر إليها هي أن المهام المهمة لها نتائج تؤدي إلى تحقيق أهدافك ؛ تحتاج المهام العاجلة إلى إجراءات فورية ولكنها تتعلق بتحقيق أهداف شخص آخر.
بين الحين والآخر ، أقوم بتنفيذ أنشطتي ومهامي الحالية وتقييمها من حيث الأهمية والإلحاح
- إذا كانت عاجلة ولكنها غير مهمة ، فافعل الأشياء العاجلة والمهمة أولاً
- إذا كانت مهمة وليست عاجلة ، فافعلها قبل أن تصبح عاجلة
- إذا لم تكن عاجلة وليست مهمة ، فاسأل نفسك لماذا تفعلها على الإطلاق
- تذكر ، هناك فرق بين الفوري والمهم
إذا كان من الممكن التنبؤ بالأشياء المهمة ، فقم بترتيبها حسب الأولوية بناءً على تجربتك ووضعها في يومياتك ، وفي النهاية ، قائمة TTD. ستظهر المهام المهمة غير المتوقعة – يجدر وجود بعض المهام ذات الأولوية الأقل في دفتر يومياتك والتي يمكنك إعادة جدولتها. الأشياء العاجلة وغير المهمة غالبًا ما تكون مقاطعات. تعامل مع ذلك بقول لا – بأدب ، من خلال مساعدة الناس على حل مشاكلهم بأنفسهم أو عن طريق تخصيص وقت في يومياتك عندما يمكن مقاطعتك. إذا لم تكن الأمور عاجلة ولكنها مهمة ، فافعلها قبل أن تصبح عاجلة. إذا لم تكن عاجلة وغير مهمة ، فتجاهلها أو قل لا بأدب. حدد أولويات الأنشطة الأكبر بشكل دوري – كل شهرين ، اجمع مشاريعك معًا وقم بترتيب الأولويات المهمة / العاجلة الموضحة أعلاه.
التأثير مقابل الجهد
جزء آخر من نهج إدارة الوقت هو فهم المكان الذي تقضي فيه وقتك ، وما إذا كان هذا الوقت قد قضى بشكل جيد. يجدر بك إنشاء سجل للأنشطة التي يتألف منها يومك ، دروس متقدمة في إدارة الوقت: إيجاد مساحة للاستراتيجية والمدة التي تستغرقها والقيمة أو التأثير الناتج عن القيام بها. قد يؤدي ذلك إلى التخلص من الأنشطة ذات التأثير المنخفض وتوفير الوقت. يمكنك إنشاء مصفوفة أخرى من أنشطتك ولديك طريقة أخرى لوصف ما تفعله ، بناءً على الجهد المطلوب والتأثير المتوقع.
تحسين الاجتماعات
يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للوقت. من الذي لم يجلس في الاجتماعات التي يحضرها عدد كبير جدًا من الحضور ، ويستغرق وقتًا طويلاً جدًا ويحقق القليل؟ ستجعل هذه الإرشادات الاجتماعات فعالة وقصيرة …
- ابدأ في الوقت المحدد وانتهى في الوقت المحدد. دروس متقدمة في إدارة الوقت: إيجاد مساحة للاستراتيجية لا تنتظر وصول المتطرفين – سيحصلون قريبًا على رسالة مفادها أنه يجب أن يكون سريعًا
- يجب أن تركز اجتماعاتك على خلق النتائج وليس على إعداد التقارير
- خصص وقتًا في يومياتك في اليوم السابق للتحضير
- يجب أن يكون كل شخص في الاجتماع مستعدًا وأن يكون له دور يلعبه
- خذ وقتًا في النهاية للتلخيص وبدء الإجراءات التالية. خصص عشر دقائق لكل ساعة من وقت الاجتماع لتلخيص وبدء الإجراءات المحددة في الاجتماع
- تابع عناصر العمل – ضع تذكيرًا في يومياتك
ديفيد ألين وطريقة إنجاز الأشياء
منذ حوالي عشر سنوات ، تم تعييني أستاذًا زائرًا للابتكار في كلية لندن الجامعية ، وأدرّس في قسم علوم الكمبيوتر وكلية الإدارة. لقد طُلب مني تدريس فصل دراسي حول إدارة الوقت ، لمساعدة الطلاب على استخدام وقتهم بشكل أكثر كفاءة. بالإضافة إلى النصائح المذكورة أعلاه ، قمت برسم كتاب Getting Things Done بقلم David Allen ، الذي قمت بدمج دروسه في روتيني اليومي. دروس متقدمة في إدارة الوقت: إيجاد مساحة للاستراتيجية
مفاتيح طريقة Allen هي
- ارح عقلك
- أدخل كل شيء في نظام خارجي
- حدد الإجراء التالي الواجب اتخاذه
- اتركه
هناك خمس مراحل:
- اجمع كل ما يمثل شيئًا يجب عليك فعله ولم تكمله. يمكن أن تكون مصادر المدخلات عبارة عن سلة مادية ؛ الملاحظات الورقية؛ ملاحظات رقمية البريد الصوتي. البريد الإلكتروني؛ الرسائل على نظام الاتصالات الخاص بك. اجمع الأشياء معًا وأخرجها من رأسك. قاوم إغراء معالجة الأشياء في هذه المرحلة. سوف تقوم بإفراغ نظام الجمع في المرحلة التالية.
- معالجة
- تنظم
- راجع نظامك بانتظام
- افعل اشياء؛ أبدي فعل
كيفية معالجة “الأشياء التي يتعين عليك القيام بها”
دعنا نستخدم هذا الرسم البياني لإلقاء نظرة على نظام المعالجة
- هذا يرتبط بنظام الدقيقتين. خذ مدخلاتك – هل يمكنك اتخاذ إجراء بشأنها؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت إما تضعها في سلة المهملات (تُعرف أيضًا برميها بعيدًا) ، أو تضعها في دلو يومًا ما (ليتم اتخاذ إجراء في وقت ما في المستقبل) أو تضعها ضمن ” المراجع ” ، ليتم استردادها حسب الحاجة
- إذا كانت قابلة للتنفيذ ، فأنت بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأن الإجراء التالي. إذا كانت مشاريع (أي الأنشطة التي تحتاج إلى أكثر من خطوة) ، فقم بتقديمها في مجموعة المشاريع ، والتي ستعالجها لاحقًا لبناء خطط المشروع. ستؤدي هذه الخطط إلى المزيد من العناصر القابلة للتنفيذ ، والتي ستقوم بمعالجتها بعد ذلك. إذا كان بالإمكان تنفيذ المدخلات في أقل من دقيقتين ، فافعلها على الفور وأبعدها ؛ إنه أسرع من وضعه في نظامك
- يمكن أن تكون دقيقتان ثلاثة إذا كان لديك متسع من الوقت ؛ يمكن أن يكون أقل من اثنين إذا كنت مشغولاً. إذا تعذر تنفيذ المدخلات في أقل من دقيقتين ، فلديك خياران – يمكنك تفويضهما إلى شخص آخر للقيام به أو يمكنك تأجيلهما بوضعهما في التقويم الخاص بك لاسترجاعهما واتخاذ إجراء في وقت محدد. افهم أيضًا الفرق بين التفويض والتنازل عن المسؤولية
- لا تحتفظ بظهر المفوض ؛ عليك أن تثق به / بها ، ولكن يمكنك أن تسأل من وقت لآخر عما إذا كان هو / هي بحاجة إلى المساعدة. ستكتشف قريبًا ما إذا كان الشخص جديرًا بالثقة. الثقة بالناس عادة ما تجعلهم جديرين بالثقة. في مرحلة ما ، يكون المفوض قد انتهى ، لذلك سينبثق الإجراء مرة أخرى. تحتاج إلى التحقق من أنه قد تم اتخاذ إجراء – يجب أن تقوم عملية المراجعة بذلك نيابة عنك.
- التقويم مخصص للأشياء التي يجب القيام بها في وقت محدد ، على سبيل المثال ، حضور اجتماع أو إرسال طلب وظيفة أو حضور ورشة عمل ؛ إنها ليست قائمة TTD. أخيرًا ، عندما لا تضع الأشياء في مجموعات للمستقبل ، فإنك تصل إلى الإجراء التالي – يتعلق الأمر بتحديد شيء يمكنك القيام به ؛ يجب أن يكون عملاً جسديًا
- إنه ليس “فكر في xxx” ولكن يمكن أن يكون “مسودة أفكار / خطط لـ xxx”. إذا قمت بتشغيل هذه الطريقة بشكل صحيح ، فسيكون لديك الكثير من الإجراءات التالية. يساعد على تصنيفها حسب السياق. على سبيل المثال ، ضع كل مكالماتك الهاتفية معًا وأوقفها عندما تستطيع. باستخدام الهاتف المحمول ، يمكنك القيام بذلك في أي مكان تقريبًا. قد يكون لديك فئة من “المهام” – قم بتجميعها معًا حتى تتمكن من القيام بالكثير منها عندما تكون بالخارج في المتاجر. قد يكون آخر هو “في المنزل” – إذا كنت بحاجة إلى أشياء
- مثل الطهي. “في العمل” ، إذا كنت بحاجة إلى مواد مرجعية ، والوصول إلى الأنظمة. “على الكمبيوتر” ، إذا كنت بحاجة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك للقيام بالأشياء. قم بإنشاء قائمة لكل فئة – سيكون لديك قوائم مختلفة لأمثلة. قد يبدو هذا الكثير من العمل في البداية ولكن بمجرد أن يبدأ ، يصبح أسهل بكثير. إن عامل النجاح الحاسم هو المراجعة . يجب أن تنظر بشكل طبيعي إلى التقويم الخاص بك على أساس يومي
- وربما في كثير من الأحيان ؛ مساعدة تذكير السيارات. يجب أن تعتاد على إجراء مراجعة أسبوعية ؛ الوقت المناسب للقيام بذلك هو الجمعة بعد الغداء
- هذا يسمح لك بالقبض على الأشخاص قبل عودتهم إلى المنزل. ستعمل أيضًا على تصفية ذهنك حتى تتمكن من الاسترخاء في عطلة نهاية الأسبوع. أو ، إذا كنت تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات ، فيمكنك التخطيط لعملك في عطلة نهاية الأسبوع.
أخيرًا ، عليك القيام بالأشياء ؛ بادروا بالتحرك . هناك عدة أمور يجب مراعاتها
- هل لديك الوقت الكافي للقيام بهذا العمل؟ إذا لم يكن كذلك ، فاختر إجراءً أقصر
- هل لديك ما يكفي من الطاقة؟ هل انت مسطح إذا كان الأمر كذلك ، فابحث عن شيء أقل تطلبًا
- السياق: هل تتجول في المتاجر؟ هل يمكنك القيام بجميع مهامك؟
- الأولوية – اختر العناصر ذات الأولوية العالية
هذا نموذج ثلاثي الأبعاد لتقييم العمل اليومي دروس متقدمة في إدارة الوقت: إيجاد مساحة للاستراتيجية
- يمكنك القيام بالعمل الذي حصلت عليه بالفعل في قوائمك والعمل من خلال ذلك
- يمكنك القيام بالعمل كما يظهر – على سبيل المثال يطلب منك رئيسك القيام بشيء ما
- يمكنك العمل على فرز المدخلات الخاصة بك ووضع الأشياء في قوائمك المختلفة ؛ هذا سيكون له مردود أكبر
- كن حذرًا من الانغماس في القيام بالأشياء عند ظهورها ؛ ستعود إلى حالة عدم التخطيط وخارج نطاق السيطرة. أخيرًا ، إليك اقتباس من مارك توين
- إن سر المضي قدمًا هو البدء. يكمن سر البدء في تقسيم المهام المعقدة الشاقة إلى مهام صغيرة يمكن التحكم فيها ، ثم البدء في المهمة الأولى “.
