هل كنت تعلم؟ مقدمة في مسك الدفاتر لتسهيل فهم موضوع مسك الدفاتر ، أنشأنا مجموعة من المواد المتميزة تسم ىبرنامج محاسبة محاسبة للمحترفين. يحصل مستخدمو PRO لدينا على وصول مدى الحياة إلى تدريب الفيديو على مسك الدفاتر ، وورقة الغش ، والبطاقات التعليمية ، والاختبار السريع ، والاختبارات للموظفين المحتملين ، ودليل مفاهيم مسك الدفاتر ، والمزيد.

تابعني

مصطلح مسك الدفاتر يعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين:

  • يعتقد بعض الناس أن مسك الدفاتر هو نفس المحاسبة. يفترضون أن الاحتفاظ بدفاتر الشركة وإعداد بياناتها المالية والتقارير الضريبية كلها جزء من مسك الدفاتر. المحاسبين لا يشاركونهم وجهة نظرهم.
  • يرى آخرون أن مسك الدفاتر يقتصر على تسجيل المعاملات في المجلات أو دفاتر اليوم ثم ترحيل المبالغ إلى الحسابات في دفاتر الأستاذ. بعد ترحيل المبالغ ، ينتهي مسك الدفاتر ويتولى محاسب يحمل شهادة جامعية. سيقوم المحاسب بإجراء تعديل على الإدخالات ثم إعداد البيانات المالية والتقارير الأخرى.
  • أصبحت الفروق السابقة بين مسك الدفاتر والمحاسبة غير واضحة مع استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة. على سبيل المثال ، يمكن لأي شخص لديه القليل من التدريب على مسك الدفاتر استخدام برنامج المحاسبة لتسجيل فواتير البائع ، وإعداد فواتير المبيعات ، وما إلى ذلك ، وسيقوم البرنامج بتحديث الحسابات في دفتر الأستاذ العام تلقائيًا. بمجرد إنشاء تنسيق البيانات المالية ، سيتمكن البرنامج من إنشاء البيانات المالية بنقرة زر واحدة.
  • في الشركات المتوسطة الحجم والأكبر ، قد يكون مصطلح مسك الدفاتر غائبًا. غالبًا ما يكون لدى الشركات أقسام محاسبة يعمل بها كتبة محاسبة يعالجون حسابات الدفع وحسابات القبض وكشوف المرتبات وما إلى ذلك. سيشرف محاسب واحد أو أكثر على كتبة المحاسبة.

يحاول شرحنا لمسك الدفاتر تزويدك بفهم لمسك الدفاتر وعلاقته بالمحاسبة. هدفنا هو زيادة معرفتك وثقتك في مسك الدفاتر والمحاسبة والأعمال. في المقابل ، نأمل أن تصبح أكثر قيمة في أدوارك الحالية والمستقبلية.

مسك الدفاتر: الماضي والحاضر

مسك الدفاتر في الأيام الخوالي

  • قبل استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج ، كانت عملية مسك الدفاتر للشركات الصغيرة تبدأ عادةً بكتابة الإدخالات في المجلات . تم تعريف المجلات على أنها كتب الدخول الأصلية. من أجل تقليل كمية الكتابة في مجلة عامة ، تم تقديم مجلات خاصة أو كتب يومية. تتكون المجلات الخاصة أو المتخصصة من مجلة المبيعات ، ومجلة المشتريات ، ومجلة الإيصالات النقدية ، ومجلة المدفوعات النقدية.
  • تمت كتابة معاملات الشركة في المجلات بترتيب التاريخ. لاحقًا ، سيتم ترحيل المبالغ الموجودة في دفاتر اليومية إلى الحسابات المعينة الموجودة في دفتر الأستاذ العام . تتضمن أمثلة الحسابات المبيعات ، ونفقات الإيجار ، ومصروفات الأجور ، والنقد ، والقروض المستحقة الدفع ، وما إلى ذلك. كان لابد من حساب رصيد كل حساب واستخدام أرصدة الحسابات في البيانات المالية للشركة. بالإضافة إلى دفتر الأستاذ العام ، قد يكون لدى الشركة دفاتر الأستاذ الفرعية لحسابات مثل حسابات القبض.
  • من المحتمل أن تؤدي كتابة العديد من المعاملات في دفاتر اليومية ، وإعادة كتابة المبالغ في الحسابات ، وحساب أرصدة الحسابات يدويًا إلى بعض المبالغ غير الصحيحة. لتحديد ما إذا كانت الأخطاء قد حدثت ، أعد كاتب الحسابات ميزانًا تجريبيًا . ميزان المراجعة هو تقرير داخلي يسرد 1) اسم كل حساب ، و 2) رصيد كل حساب في عمود الخصم أو عمود الائتمان المناسب. إذا كان إجمالي عمود الخصم لا يساوي إجمالي عمود الائتمان ، فقد حدث خطأ واحد على الأقل في مكان ما بين إدخال دفتر اليومية والرصيد التجريبي. غالبًا ما كان العثور على خطأ واحد أو أكثر يعني قضاء ساعات في استعادة الإدخالات والترحيلات.

بعد تحديد الأخطاء وتصحيحها ، اكتملت مرحلة مسك الدفاتر وبدأت مرحلة المحاسبة. بدأ بمحاسب يقوم بإعداد إدخالات التعديل بحيث تعكس الحسابات أساس الاستحقاق المحاسبي. كان تعديل الإدخالات ضروريًا للأسباب التالية:

  • ربما تم تحقيق إيرادات وأصول إضافية ولكن لم يتم تسجيلها
  • قد يتم تكبد مصاريف ومطلوبات إضافية ولكن لم يتم تسجيلها
  • قد تكون بعض المبالغ التي تم تسجيلها من قبل كاتب الحسابات مدفوعات مسبقة لم تعد مدفوعة مسبقًا
  • يجب حساب وتسجيل الإهلاك والتعديلات غير الروتينية الأخرى

بعد إجراء جميع التعديلات ، قدم المحاسب أرصدة الحسابات المعدلة في شكل بيانات مالية.

بعد اكتمال البيانات المالية كل عام ، كانت هناك حاجة لإدخالات الإغلاق . الغرض من إغلاق الإدخالات هو جعل الأرصدة في جميع حسابات بيان الدخل (الإيرادات والمصروفات) صفراً قبل بداية السنة المحاسبية الجديدة. سيتم في النهاية تحويل المبلغ الصافي لأرصدة حساب بيان الدخل إلى حساب رأس مال المالك أو إلى حساب الأرباح المحتجزة للمساهمين.

مسك الدفاتر اليوم

تعطي السرعة الإلكترونية لأجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة مظهرًا مفاده أن العديد من مهام مسك الدفاتر والمحاسبة قد تم التخلص منها أو تحدث في وقت واحد. على سبيل المثال ، سيؤدي إعداد فاتورة المبيعات إلى تحديث حسابات دفتر الأستاذ العام ذات الصلة تلقائيًا (المبيعات ، حسابات القبض ، المخزون ، تكلفة البضائع المباعة) ، وتحديث المعلومات التفصيلية للعميل ، وتخزين المعلومات الخاصة بالبيانات المالية بالإضافة إلى التقارير الأخرى . تمت كتابة برنامج المحاسبة بحيث يجب أن يكون لكل معاملة مبالغ مدينة مساوية لمبالغ الائتمان. تقضي الدقة الإلكترونية أيضًا على الأخطاء التي حدثت عندما تمت كتابة المبالغ يدويًا وإعادة كتابتها وحسابها. نتيجة لذلك ، ستساوي الخصومات دائمًا الأرصدة وسيظل ميزان المراجعة دائمًا متوازنًا. لن يتم قضاء ساعات في البحث عن الأخطاء التي حدثت في نظام يدوي.

تنبيه: على الرغم من أن برنامج المحاسبة سريع ودقيق بشكل مذهل في معالجة المعلومات التي تم إدخالها ، فإن البرنامج غير قادر على اكتشاف ما إذا كانت بعض المعاملات قد تم حذفها ، أو تم إدخالها مرتين ، أو إذا تم استخدام حسابات غير صحيحة. يمكن أيضًا إدخال المعاملات والمبالغ الاحتيالية إذا فشلت الشركة في الحصول على ضوابط داخلية .

بعد معالجة فواتير المبيعات وفواتير البائع وكشوف المرتبات والمعاملات الأخرى لكل فترة محاسبية ، لا تزال بعض إدخالات التعديل مطلوبة. ستشمل إدخالات التعديل:

  • الإيرادات والأصول التي تم اكتسابها ولكن لم يتم إدخالها بعد في البرنامج
  • المصاريف والالتزامات التي تم تكبدها ، ولكن لم يتم إدخالها بعد في البرنامج
  • الدفعات المسبقة التي لم تعد مدفوعة مسبقًا
  • تسجيل حساب الإهلاك ، حساب الديون المعدومة ، إلخ.

سيتطلب تعديل إدخالات الشخص تحديد المبالغ والحسابات. بدون تعديل المدخلات ، سينتج برنامج المحاسبة بيانات مالية غير كاملة وغير دقيقة وربما مضللة. بعد إصدار البيانات المالية للسنة ، سيقوم البرنامج بنقل الأرصدة من حسابات بيان الدخل إلى حساب رأس مال المالك الوحيد أو إلى حساب الأرباح المحتجزة لحملة الأسهم. هذا يسمح لحسابات بيان الدخل للسنة التالية أن تبدأ بأرصدة صفرية. (لم يتم إغلاق حسابات الميزانية العمومية حيث يتم ترحيل أرصدتها إلى السنة المحاسبية التالية.)

تسجيل المعاملات

يتضمن مسك الدفاتر (والمحاسبة) تسجيل المعاملات المالية للشركة. يجب تحديد المعاملات والموافقة عليها وفرزها وتخزينها بطريقة يمكن استرجاعها وعرضها في البيانات المالية للشركة والتقارير الأخرى.

فيما يلي بعض الأمثلة على بعض المعاملات المالية للشركة:

  • شراء اللوازم نقدا.
  • شراء البضائع بالدين.
  • بيع البضائع بالدين.
  • إيجار المكتب التجاري.
  • الرواتب والأجور التي يتقاضاها الموظفون.
  • شراء معدات المكتب.
  • اقتراض المال من البنك.

سيتم فرز المعاملات في ربما مئات الحسابات بما في ذلك النقد ، حسابات القبض ، القروض الدائنة ، الحسابات الدائنة ، المبيعات ، مصاريف الإيجار ، مصاريف الرواتب ، قسم مصروفات الأجور 1 ، قسم مصروفات الأجور 2 ، إلخ. المبالغ في كل من الحسابات سوف أن يتم الإبلاغ عنها في البيانات المالية للشركة بالتفصيل أو في شكل موجز. مع وجود مئات الحسابات وربما آلاف المعاملات ، من الواضح أنه بمجرد أن يتعلم الشخص برنامج المحاسبة ، ستكون هناك كفاءات ومعلومات أفضل متاحة لإدارة الأعمال التجارية.

شاركها.