كيف تجعل المكتب المختلط يعمل على المدى الطويل نتيجة لهذا الوباء ، أدركت الشركات في جميع أنحاء العالم أن العمل لا يحدث فقط في مبنى واحد محدد. إنه أكثر من ذلك. إنه مجتمع من الأفراد المجتهدين في بيئات العمل التي تناسبهم بشكل أفضل – سواء كانوا في المنزل أو في المقاهي أو في المكتب. أثبت الموظفون الذين أصبحوا عمالًا عن بُعد أثناء الوباء أن العمل المنجز سابقًا فقط في المكتب يمكن أن يحدث في أي مكان. الآن ، يرغب بعض العمال والشركات في الحفاظ على المرونة والامتيازات للعمل عن بُعد مع الحفاظ على ثقافة المكتب ومركز الأعمال المتماسك الذي يوفره المكتب الحقيقي. النتائج؟ مكان عمل هجين.

تابعني

لقد سمعنا جميعًا هذا القول مرات عديدة في العام الماضي ، “مستقبل العمل”. قد لا يكون المستقبل الحقيقي واضحًا لعدة سنوات. في غضون ذلك ، كيف يمكن لأصحاب الأعمال والموظفين عن بُعد والمشغلين ضمان هل تواكب ما يسمى بمستقبل العمل؟ العمل عن بعد رائع ، لكن …

  • تحدث عدم وجود مبرد مياه عندما لا يكون هناك يوم في المكتب. بالتأكيد ، يمكنك إجراء محادثة بالفيديو مع صديق ، لكننا جميعًا نكره مكالمات الفيديو المفاجئة.
  • أحيانًا لا تكون التكنولوجيا في صالحنا. هل سبق لك أن حاولت تقديم أو المشاركة بنشاط في اجتماع شركة بشبكة WiFi غير مستقرة؟
  • يفتقد المهنيون الجدد الذين يبدؤون حياتهم المهنية إلى بناء علاقات لا تقدر بثمن وتطويرها من خلال الشاشة.
  • لا يفوت الموظفون التنقل اليومي ، أو الوقت الذي يقضونه في التحضير ليوم العمل ( من يكره أيضًا إعداد وجبات الغداء كل يوم؟ ) ، لكنهم يفوتون العلاقة مع الزملاء. لحسن الحظ ، فإن فوائد الأشخاص الذين يعملون عن بعد تساعد كلا الجانبين. ومع ذلك ، تظهر الدراسات أن الموظفين يريدون خيار العمل من المنزل. قد يكون أصحاب العمل مستعدين للعودة إلى المكتب – لكن الموظفين ليسوا كذلك. إذن ، ماذا عن أفضل ما في العالمين؟

هل يمكن أن يكون العمل الهجين هو الحل الذي كنا نبحث عنه؟

يوفر العمل الهجين للموظفين المرونة في مكان عملهم ؛ تقسيم الوقت بين المنزل والمكتب. أصبح هذا النوع من العمل شائعًا بشكل متزايد منذ أوائل عام 2020 ويتوقع الخبراء أن تزداد شعبيته ، حيث يذهب العديد من الموظفين إلى المكاتب عدة أيام في الأسبوع ويعملون من المنزل بقية الأيام. لجني فوائد تقديم نموذج عمل مختلط لموظفيك ، ستحتاج إلى استراتيجية قوية قائمة لإنجاحها على المدى الطويل.

كيفية تطوير خطة لنموذج عمل هجين

  • أول الأشياء أولاً ، تحتاج إلى معرفة الشكل الذي سيبدو عليه مكان العمل المختلط. أنت بحاجة إلى نظام متماسك حتى يتمكن أولئك الموجودون في المكتب من الوصول إلى نفس الأدوات الموجودة في المنزل ، بما في ذلك الأعمال الورقية المهمة. يمكنك القيام بذلك عن طريق التأكد من تخزين جميع المستندات المهمة في أنظمة التخزين السحابية حتى يتمكن العمال من الوصول إليها في أي مكان
  • عندما يتعلق الأمر بمساحة مكتبك ، كيف تجعل المكتب المختلط يعمل على المدى الطويل حدد ما إذا كان لديك جداول فريق متناوبة. فكر في الأمر بهذه الطريقة: في المدرسة الثانوية والكلية ، كان لدى بعض الطلاب فصول دراسية خاصة أيام الاثنين والأربعاء والجمعة وجولة أخرى من الفصول يومي الثلاثاء والخميس. يمكن تكرار هذه الممارسة في مكان العمل ، ولكن من خلال الفريق. بمجرد إنشاء هذا المخطط ، قابل العملاء المحتملين لفريقك للحصول على عدد الموظفين
  • حتى تعرف مقدار مساحة المكتب المطلوبة. تعتبر العقارات عادة من أكبر المصروفات للأعمال التجارية. عندما يتم تطوير إستراتيجية مكان عملك المختلط ، ضع في اعتبارك كيف سيؤثر ذلك على مكتبك الفعلي الحالي. هل يمكنك تقليص الحجم لتقليل التكاليف العامة؟ تظهر الأبحاث أن المديرين التنفيذيين يخططون لتقليل مساحة المكاتب بنسبة 30٪ بعد الجائحة نتيجة للعمل عن بعد / مختلط. من المحتمل أن تفلت بعض الشركات من الحاجة إلى غرفة اجتماعات فقط لأعضاء فريقها لاستخدامها أحيانًا في اجتماعات العملاء
  • عندما يأتي الموظفون إلى المكتب ، سيحتاجون إلى مكاتب مجهزة تجهيزًا جيدًا ، حتى لا يضيعوا الوقت في إعداد مساحة عملهم وإزالتها كل يوم. تأكد من توفر جميع المعدات بسهولة ، مثل الشاشات وأسلاك HDMI ولوحات المفاتيح والماوس.

تجهيز الفرق البعيدة بالأدوات والتكنولوجيا المناسبة

إذا لم يكن عملك قد تم بالفعل ، فستحتاج إلى الاستثمار في الأدوات اللازمة لإنجاح النموذج الهجين الخاص بك. هناك أدوات ستحتاج إليها لعدة أسباب: التواصل الجماعي والتعاون ، كيف تجعل المكتب المختلط يعمل على المدى الطويل وإدارة المشروع ، والتواصل مع العملاء ، ومشاركة الموظفين. للتواصل بسهولة مع الموظفين عن بُعد وفي المكتب ، تعد أدوات المراسلة مثل Slack أو Microsoft Teams ضرورية لإدارة فريق مختلط. يتيح لك Slack إرسال رسائل مباشرة سريعة وإنشاء “مراسلات” مع فريقك. ستجعل أدوات التعاون العمل عبر القنوات سلسًا وأكثر إنتاجية ، مثل Miro و Google Drive. وبالطبع ، فإن امتلاك برنامج لإدارة المشاريع سيضمن وجود الفرق الموزعة كلها في نفس الصفحة ، وستعمل التطبيقات الموثوقة مثل Asana أو Trello على تنظيم الأمور وتدفقها.

دمج عالم المكتب المادي والرقمي

بالإضافة إلى الأدوات التي تحتاجها لفريق بعيد ، تحتاج أيضًا إلى أدوات لدمج العالم البعيد مع العالم المادي. يحتاج العمال إلى أدوات تجلب أدوات مكتبية ، مثل الأوراق الأساسية ، واللوازم المكتبية ، واجتماعات الفريق ، إلى منازلهم. أحد العناصر المهمة التي يمكن أن تكون مهمة لعملك هو طريقة لجعل المستندات المادية ، مثل البريد والشيكات ، متاحة حتى عندما لا يكون الأشخاص في المكتب. أحد الحلول هو الاستثمار في مزود صندوق بريد افتراضي. يقوم موفرو صندوق البريد الظاهري برقمنة كل بريدك ، حتى لو كان لديك موقع فعلي. يتم فرز جميع رسائل البريد الخاصة بك ومسحها ضوئيًا وإرسالها إلى السحابة. يمكنك أيضًا استخدام عنوان عمل افتراضي ، ولن تضطر أبدًا إلى تغيير عنوانك مرة أخرى (مثل عندما تقرر تقليص مساحة المكتب). باستخدام صندوق بريد افتراضي ، يصبح بريد عملك بريدًا رقميًا يمكنك الوصول إليه على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من أي مكان وعلى أي جهاز.

تعزيز ثقافة الشركة في بيئات العمل المختلطة

  1. بعد شهور لا حصر لها من العمل من المنزل ، أدرك الموظفون أنه مثلما الشركات ليست مبانٍ ، فإن الثقافة أيضًا ليست طاولة تنس طاولة داخل المكتب أو مشروبًا باردًا أو وجبات خفيفة مجانية. أصبح إجراء الاتصالات تقريبًا مشكلة للموظفين أثناء الوباء. كافح 39 في المائة من الموظفين للحفاظ على أو تطوير اتصال مع زملائهم
  2.  إن إيجاد طرق إبداعية للحفاظ على مشاركة الناس وتواصلهم وتمكينهم والشعور بالتقدير أمر حيوي. قم بتطوير لجنة من الموظفين الذين يستضيفون اللقاءات الاجتماعية أو جلسات الإفطار أو قاعات المدينة أو ساعات سعيدة افتراضية للفريق لإجراء محادثة غير رسمية. تتضمن بعض الأفكار الأخرى للحفاظ على مشاركة الفرق الموزعة ، تشجيع الصحة والعافية ، وألعاب التوافه ، ونوادي الكتاب
  3. والعروض والإخبار. يمكنك أيضًا التناوب على الفرق التي تجتمع شخصيًا بحيث تتاح للجميع فرصة التفاعل في نقاط مختلفة. في Earth Class Mail ، لدينا قناة Slack حيث يشارك الموظفون الصور ومقاطع الفيديو لحيواناتهم الأليفة. ستعمل الإستراتيجية المدروسة جيدًا على تكوين فريقك المختلط أو كسره. لحسن الحظ ، لا يوجد شيء ملموس ، لذا إذا وجدت شيئًا ما لا يعمل بشكل خاص لشركتك ، فاضبط حتى تجد ما يناسب موظفيك. يوفر العمل الهجين فرصة لمنح العمال أفضل ما في العالمين: مكان للقاء زملاء العمل ومرونة للعمل من منازلهم عندما يحتاجون إلى ذلك.
شاركها.