عملية الحسابات الدائنة تعتبر عملية الحسابات الدائنة مهمة للغاية لأنها تتضمن جميع مدفوعات الشركة تقريبًا خارج كشوف المرتبات. قد يتم تنفيذ عملية الحسابات الدائنة من قبل قسم الحسابات الدائنة في شركة كبيرة ، أو من قبل فريق عمل صغير في شركة متوسطة الحجم ، أو من قبل محاسب أو ربما المالك في شركة صغيرة. بغض النظر عن حجم الشركة ، فإن مهمة الحسابات الدائنة هي دفع فواتير الشركة وفواتيرها الشرعية والدقيقة فقط. هذا يعني أنه قبل إدخال فاتورة البائع في سجلات المحاسبة وجدولتها للدفع ، يجب أن تعكس الفاتورة:

  • ما طلبته الشركة
  • ما حصلت عليه الشركة
  • تكاليف الوحدة المناسبة ، والحسابات ، والإجماليات ، والشروط ، وما إلى ذلك.

تابعني

لحماية أموال الشركة والأصول الأخرى ، يجب أن يكون لعملية الحسابات الدائنة ضوابط داخلية. بعض أسباب الضوابط الداخلية هي:

  • منع دفع فاتورة احتيالية
  • منع دفع فاتورة غير دقيقة
  • منع دفع فاتورة البائع مرتين
  • تأكد من احتساب جميع فواتير البائعين

يجب على الشركات بشكل دوري طلب المساعدة المهنية لتحسين ضوابطها الداخلية.

يجب أيضًا أن تكون عملية الحسابات الدائنة فعالة ودقيقة حتى تكون البيانات المالية للشركة دقيقة وكاملة. بسبب محاسبة القيد المزدوج ، سيؤدي حذف فاتورة المورد في الواقع إلى قيام حسابين بالإبلاغ عن مبالغ غير صحيحة. على سبيل المثال ، إذا لم يتم تسجيل مصاريف الإصلاح في الوقت المناسب:

  1. سيتم حذف المسؤولية من الميزانية العمومية ، و
  2. سيتم حذف مصاريف الإصلاح من بيان الدخل.

إذا تم تسجيل فاتورة البائع للإصلاح مرتين ، فستكون هناك مشكلتان أيضًا:

  1. سيتم المبالغة في الخصوم ، و
  2. سيتم المبالغة في حساب الإصلاح.

بعبارة أخرى ، بدون تحديث عملية الحسابات الدائنة وتشغيلها بشكل جيد ، ستتلقى إدارة الشركة والمستخدمون الآخرون للبيانات المالية ملاحظات غير دقيقة حول أداء الشركة ومركزها المالي.

يمكن أن تعني عملية الحسابات الدائنة التي يتم تشغيلها بشكل سيء فقدان خصم لدفع بعض الفواتير مبكرًا. إذا لم يتم دفع فواتير البائع عند استحقاقها ، فقد تتوتر علاقات الموردين. قد يؤدي هذا إلى مطالبة بعض البائعين بالدفع نقدًا عند التسليم. إذا حدث ذلك ، فقد يكون له عواقب وخيمة على شركة تعاني من ضائقة مالية.

مثلما يمكن أن يتسبب التأخير في دفع الفواتير في حدوث مشكلات ، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى حدوث مشكلات في وقت مبكر جدًا. إذا تم دفع فواتير البائع في وقت أبكر من اللازم ، فقد لا يكون هناك نقود متاحة لدفع بعض الفواتير الأخرى بحلول تواريخ استحقاقها.

أمر شراء

يتم إعداد أمر الشراء أو أمر الشراء من قبل الشركة للتواصل والتوثيق بدقة لما تطلبه الشركة من البائع. النسخة الورقية من أمر الشراء عبارة عن نموذج متعدد النسخ مع نسخ يتم توزيعها على عدة أشخاص. الأشخاص أو الأقسام التي تتلقى نسخة من أمر الشراء تشمل:

  • الشخص الذي يطلب إصدار أمر شراء للسلع أو الخدمات
  • قسم الحسابات الدائنة
  • قسم الاستلام
  • بائع
  • الشخص الذي يعد أمر الشراء

سيشير أمر الشراء إلى رقم أمر الشراء ، وتاريخ الإعداد ، واسم الشركة ، واسم البائع ، واسم ورقم هاتف الشخص الذي يمكن الاتصال به ، ووصفًا للعناصر التي يتم شراؤها ، والكمية ، وأسعار الوحدة ، وطريقة الشحن ، والتاريخ المطلوب ، وغير ذلك من الأمور ذات الصلة معلومة.

سيتم استخدام نسخة واحدة من أمر الشراء في المباراة الثلاثية ، والتي سنناقشها لاحقًا.

تلقي تقرير

تقرير الاستلام هو توثيق الشركة للبضائع التي استلمتها. قد يكون تقرير الاستلام في شكل ورقي أو قد يكون إدخال كمبيوتر. يجب مقارنة كمية ووصف البضائع المعروضة في تقرير الاستلام بالمعلومات الموجودة في أمر الشراء الخاص بالشركة. بعد تسوية تقرير الاستلام ومعلومات أمر الشراء ، يجب مقارنتهما بفاتورة البائع. وبالتالي ، فإن تقرير الاستلام هو الثاني من بين الوثائق الثلاثة في المباراة الثلاثية (والتي سيتم مناقشتها قريبًا).

فاتورة البائع

سيرسل المورد أو البائع فاتورة إلى الشركة التي استلمت البضائع و / أو الخدمات عن طريق الائتمان. عند استلام الفاتورة أو الفاتورة ، سيشير إليها العميل على أنها فاتورة بائع. يتم توجيه كل فاتورة بائع إلى الحسابات الدائنة لمعالجتها. بعد التحقق من الفاتورة والموافقة عليها ، سيتم إضافة المبلغ إلى حساب حسابات الشركة الدائنة وسيتم أيضًا خصمه من حساب آخر (غالبًا كمصروف أو أصل).

من الأساليب الشائعة للتحقق من فاتورة المورد المطابقة الثلاثية.

مباراة ثلاثية

غالبًا ما تستخدم عملية الحسابات الدائنة تقنية تُعرف باسم المطابقة الثلاثية لضمان تسجيل ودفع فواتير البائع الصحيحة والدقيقة فقط. تتضمن المباراة الثلاثية ما يلي:

فقط عندما تكون التفاصيل الواردة في المستندات الثلاثة متفقة ، سيتم إدخال فاتورة البائع في حساب الحسابات الدائنة وجدولتها للدفع. يتم تعزيز الرقابة الداخلية الجيدة على موارد الشركة عندما تقوم الشركة بتعيين موظف منفصل بمسؤولية محددة ومحدودة. يوضح الرسم البياني التالي مفهوم الفصل (أو الفصل) بين الواجبات التي تشمل الذمم الدائنة:

عند فصل الواجبات ، سيتطلب الأمر أكثر من شخص غير أمين للسرقة من الشركة. ومن ثم ، فإن الشركات الصغيرة التي ليس لديها عدد كافٍ من الموظفين لفصل مسؤوليات الموظفين ستكون أكثر عرضة للسرقة.

لتوضيح التطابق ثلاثي الاتجاهات ، دعنا نفترض أن BuyerCo يحتاج 10 خراطيش حبر لطابعاته. تصدر BuyerCo أمر شراء إلى شركة SupplyCorp مقابل 10 خراطيش بسعر 60 درهم لكل خرطوشة يتم تسليمها في غضون 10 أيام. يتم إرسال نسخة واحدة من أمر الشراء إلى شركة المورد ، وتذهب نسخة واحدة إلى الشخص الذي يطلب الخراطيش ، وتذهب نسخة واحدة إلى قسم الاستلام ، وتذهب نسخة واحدة إلى الحسابات المستحقة الدفع ، ويتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من قبل الشخص الذي يقوم بإعداد أمر الشراء. عندما يستلم BuyerCo الخراطيش ، يتم إعداد تقرير استلام.

تتضمن المباراة الثلاثية مقارنة المعلومات التالية:

  1. الوصف والكمية والتكلفة وشروط أمر الشراء الخاص بالشركة.
  2. وصف وكمية البضائع المعروضة في تقرير الاستلام.
  3. الوصف والكمية والتكلفة والشروط والرياضيات في فاتورة البائع.

بعد تحديد تسوية المعلومات ، يمكن إدخال فاتورة البائع في حساب المسؤولية “الحسابات الدائنة”. ستتضمن المعلومات التي يتم إدخالها في برنامج المحاسبة معلومات مرجع الفاتورة (اسم البائع أو رمزه ، ورقم الفاتورة والتاريخ ، وما إلى ذلك) ، والمبلغ المراد إيداعه في الحسابات الدائنة ، والمبلغ (المبالغ) والحساب (الحسابات) المراد خصمه و التاريخ الذي سيتم فيه الدفع. يعتمد تاريخ الدفع على الشروط الموضحة في الفاتورة وسياسة الشركة لتسديد الدفعات.

أخيرًا ، يجب ختم المستندات أو ثقبها للإشارة إلى إدخالها في نظام المحاسبة وبالتالي تجنب الدفع المكرر.

القسائم

تستخدم بعض الشركات قسيمة لتوثيق أو “ضمان” اكتمال عملية الموافقة. يمكنك تصور الإيصال كصفحة غلاف لإرفاق المستندات الداعمة (أمر الشراء ، وتقرير الاستلام ، وفاتورة البائع ، وما إلى ذلك) وللتدوين على الموافقات وأرقام الحسابات والمعلومات الأخرى الخاصة بكل فاتورة أو فاتورة بائع.

عندما يتم دفع فاتورة البائع ، سيتم تخزين الإيصال ومرفقاته (بما في ذلك نسخة من الشيك الذي تم إصداره) في ملف الفاتورة / الإيصال المدفوع . في حالة وجود مستندات ورقية ، يمكن لآلة المكتب أن تخترق كلمة “مدفوعة” من خلال الإيصال ومرفقاته. يتم ذلك للتأكد من عدم حدوث دفع مكرر. سيتم الاحتفاظ بالفواتير والقسائم غير المسددة في ملف مفتوح .

فواتير البائع بدون أوامر شراء أو استلام تقارير

لن تحتوي جميع فواتير البائعين على أوامر شراء أو استلام تقارير. وبالتالي ، فإن المباراة الثلاثية ليست ممكنة دائمًا. على سبيل المثال ، لا تصدر الشركة أمر شراء لمرفقها الكهربائي لكمية محددة مسبقًا من الكهرباء للشهر التالي. وينطبق الشيء نفسه على الهاتف والغاز الطبيعي والصرف الصحي والمياه والشحن وما إلى ذلك.

هناك أيضًا مدفوعات مطلوبة كل شهر من أجل الوفاء باتفاقيات الإيجار أو العقود الأخرى. تشمل الأمثلة الإيجار الشهري لمنشأة التخزين ، وإيجار المكتب ، ومدفوعات السيارات ، وإيجارات المعدات ، واتفاقيات الصيانة ، وما إلى ذلك. على الرغم من أن هذه الالتزامات لن تتضمن أوامر شراء ، فإن المسؤولية لا تتغير: ادفع فقط المبالغ المشروعة والدقيقة.

بيانات من البائعين

غالبًا ما يرسل البائعون بيانات إلى عملائهم للإشارة إلى المبالغ (المدرجة حسب رقم الفاتورة) التي تظل غير مدفوعة. عند استلام بيان البائع ، يجب مقارنة التفاصيل الموجودة في البيان بسجلات الشركة. حقيقة أن الشركة يمكن أن تتلقى كلاً من الفواتير والكشوفات من البائع يعني أن هناك إمكانية لدفع مكرر. من أجل تجنب إجراء دفعة مكررة ، غالبًا ما تضع الشركات القاعدة التالية: الدفع فقط من فواتير البائع ؛ لا تدفع أبدًا من بيانات البائع.

شاركها.