هل كنت تعلم؟ مقدمة في محاسبة الرواتب و يمكنك الحصول على شهادة الإنجاز في محاسبة كشوف المرتبات عندما تقوم بذلكانضم إلى PRO Plus. لمساعدتك في إتقان هذا الموضوع والحصول على شهادتك ، ستتلقى أيضًا وصولاً مدى الحياة إلى مواد محاسبة الرواتب المتميزة. تتضمن هذه البطاقات التعليمية ، ورقة الغش ، الاختبارات السريعة ، الاختبار السريع مع التدريب ، والمزيد. إنها حقيقة عمل – إذا كان لدى الشركة موظفين ، فعليها حساب كشوف المرتبات والمزايا الإضافية . في هذا الشرح لمحاسبة كشوف المرتبات سنناقش البنود التالية المتعلقة بالرواتب:

تابعني

  • إجمالي الرواتب والأجور والمكافآت والعمولات وأجر العمل الإضافي
  • ضرائب الرواتب المقتطعة من الراتب الإجمالي للموظفين
  • ضرائب الرواتب التي لم يتم استقطاعها من الموظفين وهي نفقة على صاحب العمل
  • إجازة مدفوعة من قبل صاحب العمل عن أيام الإجازات والعطلات والأيام المرضية
  • مصاريف صاحب العمل الأخرى بما في ذلك تأمين تعويض العمال والتأمين الطبي وغيرها

سيتم عرض إدخالات دفتر اليومية عينة لعدة فترات دفع للموظفين الذين يتقاضون رواتب بالساعة والموظفين بأجر. تخضع العديد من العناصر التي تمت مناقشتها للوائح الحكومة الفيدرالية وكذلك عقود العمل وسياسات الشركة.

ملاحظة: عندما يتم إعداد البيانات المالية للشركة باستخدام أساس الاستحقاق المحاسبي ، يجب الإبلاغ عن جميع الأجور (بما في ذلك الرواتب والعمولات والمكافآت وما إلى ذلك) التي حصل عليها موظفو الشركة. يتطلب هذا عادةً إدخال تعديل على أساس الاستحقاق بحيث تبلغ الميزانية العمومية للشركة عن التزام حالي للأجور التي حصل عليها الموظفون ولكن لم يتم دفعها اعتبارًا من اللحظة الأخيرة من الفترة المحاسبية.

من ناحية أخرى ، يجب على الشركة إبلاغ دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بالمبالغ التي دفعتها لموظفيها. (السبب هو أن إقرارات ضريبة الدخل الشخصية للموظفين يتم إعدادها باستخدام الأساس النقدي للمحاسبة .) على سبيل المثال ، يوضح نموذج IRS W-2 ، وبيان الأجور والضرائب ، المعطى للموظفين في يناير المبالغ المدفوعة للموظفين في السنة المنتهية في 31 ديسمبر.

في هذا الشرح لمحاسبة كشوف المرتبات ، سنسلط الضوء على بعض اللوائح المتعلقة بالرواتب الفيدرالية ونوفر روابط لبعض الوكالات والمنشورات الحكومية. نختتم بعينة إدخالات محاسبية تسجلها الشركة بحيث تعكس بياناتها المالية أساس الاستحقاق المحاسبي.

يجب أن تعتبر موادنا (الشرح ، اختبار التمرين ، الاختبارات السريعة ، شهادة الإنجاز ، إلخ) بمثابة مقدمة لمحاسبة الرواتب.

أساس الاستحقاق لمبدأ المحاسبة والمطابقة

نظرًا لأن البيانات المالية للشركة يجب أن تعكس أساس الاستحقاق المحاسبي ، يجب الإبلاغ عن نفقات الشركة على النحو التالي:

  1. مطابقة المصروفات بالإيرادات ذات الصلة عند وجود علاقة السبب والنتيجة. على سبيل المثال ، يجب أن يتطابق بيان دخل بائع التجزئة مع تكلفة البضائع المباعة (التي ربما تم شراؤها ودفع ثمنها في فترة محاسبية سابقة) في الفترة المحاسبية التي يتم فيها اكتساب إيرادات المبيعات .
  2. إذا لم تكن هناك علاقة سبب ونتيجة ولكن هناك قيمة مستقبلية يمكن قياسها ، فيجب الإبلاغ عن التكلفة كمصروف في بيان الدخل في الفترة التي يتم فيها استخدام التكلفة أو انتهاء صلاحيتها.
  3. إذا لم يكن للتكلفة قيمة مستقبلية ، فيجب الإبلاغ عنها كمصروف في الفترة التي تم تكبدها فيها .

هذا يعني أنه في البيانات المالية لمتاجر التجزئة ، يجب الإبلاغ عن الأجور والرواتب والعمولات والمكافآت وما إلى ذلك لموظفيها على النحو التالي:

  • يجب الإبلاغ عن المبالغ التي حصل عليها الموظفون (وبالتالي تكبدها بائع التجزئة) خلال الفترة المحاسبية الحالية كمصروفات في بيان الدخل للفترة الحالية لمتاجر التجزئة (حتى لو تم دفع بعض المبالغ في فترة محاسبية لاحقة أو تم دفعه في فترة محاسبية سابقة).
  • يجب الإبلاغ عن المبالغ التي حصل عليها الموظفون (وبالتالي تكبدها بائع التجزئة) ولكن لم يتم دفعها اعتبارًا من اللحظة الأخيرة من الفترة المحاسبية ، كالتزام حالي في الميزانية العمومية لمتاجر التجزئة .

دعنا نوضح هذه المفاهيم بأربعة أمثلة لكشوف المرتبات:

توظف إحدى الشركات طالبًا ليعمل ما مجموعه خمسة أيام – من 26 ديسمبر حتى 30 ديسمبر 2022. تصدر الشركة شيك كشوف رواتب الطالب في يوم الدفع التالي المحدد ، 5 يناير 2023.على الرغم من أن الشيك مؤرخ في 5 يناير 2023 ، يتطلب مبدأ المطابقة أن تقوم الشركة بالإبلاغ عن المصروفات والالتزامات في البيانات المالية لشهر ديسمبر 2022 عند تنفيذ العمل (وتكبدت الشركة الالتزام). نظرًا لأن الطالب كان يعمل فقط في الأيام الخمسة الأخيرة من شهر ديسمبر ، فلن يكون لدى الشركة أي مصروفات أجر أو مزايا إضافية للطالب خلال شهر يناير. إن شيك الراتب الصادر في 5 يناير يقلل فقط من التزامات الشركة ونقدها.

  • لنفترض أن الشركة تمنح مدير مبيعاتها مكافأة سنوية بنسبة 1٪ من المبيعات ، تُدفع في 15 يناير 2023. يتم حساب مبلغ المكافأة بضرب المبيعات من 1 يناير حتى 31 ديسمبر 2022 مضروبًا في 1٪.يتطلب أساس الاستحقاق المحاسبي ومبدأ المطابقة ذي الصلة أن تقوم الشركة بالإبلاغ عن 1٪ من المبيعات كمصروفات منحة في بيان الدخل (والتزام بالمبلغ الإجمالي المستحق في ميزانيتها العمومية) في كل فترة محاسبية حدثت فيها المبيعات في 2022.
  • إذا انتهكت الشركة مبدأ المطابقة بتجاهل مصروف المكافأة طوال عام 2022 (عندما حدثت المبيعات بالفعل) وأبلغت عن مبلغ المكافأة بالكامل كمصروف ليوم واحد فقط (15 يناير 2023) ،
  • فإن كل بيان دخل يتعلق بعام 2022 سيبلغ صافي الدخل كثيرًا وسيبلغ بيان الدخل الذي يتضمن 15 كانون الثاني (يناير) 2023 عن صافي دخل ضئيل للغاية. 
  • يتطلب مبدأ المطابقة أن تكون مصروفات المكافأة ذات الصلة بمبيعات 2022 مطابقة لمبيعات 2022 في بيان الدخل لعام 2022.إذا تم تسجيل الإدخالات بشكل صحيح ،
  • فستقوم الميزانية العمومية بتاريخ 31 ديسمبر 2022 بالإبلاغ عن التزام حالي لإجمالي مبلغ المكافأة المستحقة لمدير المبيعات. 
  • في 15 يناير 2023 (عندما تدفع الشركة المكافأة) لن يكون للشركة مصاريف ؛ بدلاً من ذلك ، ستعمل الدفعة على تقليل السيولة النقدية للشركة وتقليل الالتزام الحالي الذي تم تحديده عندما تم تسجيل المكافأة كمصروف في عام 2022.

لدى الشركة خطة إجازة توفر أسبوعين إجازة في عام 2023 إذا عمل الموظف طوال عام 2022. في عام 2022 (عندما يعمل الموظف) ، تُبلغ الشركة عن مصروفات الإجازة في بيان الدخل لعام 2022. ستبلغ الميزانية العمومية للشركة في 31 ديسمبر 2022 عن التزام حالي لأسبوعين من أجر الإجازة الذي حصل عليه كل موظف ولكن لم يتم أخذه بعد. في عام 2023 (عندما يأخذ الموظفون الإجازات التي تم ربحها وصرفها في عام 2022) ، ستخفض الشركة النقد والتزامات الإجازات.

  1. بدأت الشركة المصنعة عملياتها في ديسمبر وتنتج 1000 وحدة من المنتج في ديسمبر. يتم تعيين تكلفة العمالة المباشرة البالغة 2000 درهم للمنتجات. إذا تم بيع جميع الوحدات المنتجة في يناير ،
  2. فستكون تكلفة العمالة المباشرة البالغة 2000 درهم جزءًا من تكلفة مخزون الشركة المصنعة اعتبارًا من 31 ديسمبر. عندما يتم بيع الوحدات في يناير ،
  3. فإن 2000 درهم من العمالة ستكون جزءًا من تكلفة السلع المباعة في يناير وهو مصروف في بيان الدخل لشهر يناير.
  4. عندما تتعلم عن محاسبة كشوف المرتبات والمزايا الإضافية ،
    ضع في اعتبارك مبدأ المطابقة. كما توضح الأمثلة أعلاه ، فإن التاريخ الذي تدفع فيه الشركة الأجور أو المزايا الإضافية ليس بالضرورة هو التاريخ الذي تقوم فيه الشركة بالإبلاغ عن المصروفات في بياناتها المالية.

الموظفين مقابل غير الموظفين

تتعلق محاسبة الرواتب بموظفي الشركة . ومع ذلك ، هناك بعض من غير الموظفين يقومون أيضًا ببعض مهام الشركة. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

  • يتم تنفيذ العديد من مهام المحاسبة الروتينية من قبل المحاسبين الذين هم موظفين ، ولكن يتم تنفيذ بعض المهام بواسطة محاسبين ليسوا موظفين.
  • يتم تنفيذ بعض أعمال الأنظمة المحوسبة بواسطة الموظفين ، ولكن يتم تنفيذ بعض مهام الكمبيوتر بواسطة أشخاص ليسوا موظفين.
  • قد يقوم الموظفون بتنظيف المكاتب وصيانة الأرضية والمهام الأخرى ، وقد يقوم غير الموظفين ببعض المهام.

من الأهمية بمكان أن يقوم أصحاب العمل بتصنيف كل شخص يؤدي المهام بشكل صحيح. القاعدة العامة هي أن الشخص موظف (على عكس المقاول المستقل أو المالك الوحيد أو الشريك التجاري) إذا كان صاحب العمل:

  • لديه الحق في التحكم في المهام التي سيتم القيام بها ، و
  • يمكن التحكم في كيفية إنجاز المهام

لإرشادك أكثر ، توفر خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) معلومات مفصلة وأمثلة في منشورها 15-A ، دليل الضرائب التكميلي لصاحب العمل 

الموظفين

عندما يكون لدى الشركة موظفين ، فإنها ستشمل ما يلي:

  • الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الذي تم الحصول عليه من دائرة الإيرادات الداخلية (IRS)
  • إكمال نموذج خدمات المواطنة والهجرة (USCIS) I-9 ، التحقق من أهلية التوظيف لكل فرد تم تعيينه
  • جعل الموظفين يكملون نموذج IRS W-4 ، شهادات استقطاع الموظف التي يشير الموظفون بموجبها إلى ما إذا كان سيتم فرض ضرائب على ضريبة الدخل الفيدرالية على أنهم أعزب أو متزوجون وعدد البدلات الخاصة بهم
  • تسجيل ساعات عمل كل موظف والمبالغ المكتسبة
  • حجب ضرائب الضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الطبية وضرائب الدخل والاقتطاعات الطوعية
  • إلغاء استقطاعات الرواتب وضرائب الرواتب التي يدفعها صاحب العمل
  • سداد الاستقطاعات الاختيارية
  • إصدار شيكات رواتب الموظفين أو معالجة الإيداعات المباشرة
  • تزويد الموظفين بنموذج IRS W-2 وبيان الأجور والضرائب بحلول 31 يناير
  • تقديم استمارات W-2 ونموذج IRS W-3 ، وإحالة كشوف الأجور والضرائب إلى إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) بحلول 31 يناير
  • تقديم نموذج 941 الخاص بـ IRS ، الإقرار الضريبي الفيدرالي ربع السنوي لصاحب العمل
  • تقديم نموذج 940 الخاص بـ IRS ، الإقرار الضريبي للبطالة الفيدرالية السنوية لصاحب العمل (FUTA)

لمزيد من المتطلبات الكاملة بما في ذلك التواريخ والإجراءات الحرجة لإيداع ضرائب الرواتب ،
وتقديم نماذج كشوف المرتبات ، وتوزيع النماذج على الموظفين ، انظر ما يلي:

  • منشور IRS 15 ، (تعميم E) ، دليل ضريبة صاحب العمل
  • منشور IRS 15-A ، دليل الضريبة التكميلية لصاحب العمل (ملحق للنشرة 15)
  • منشور IRS 15-B ، دليل ضريبة صاحب العمل للمزايا الإضافية
  • قواعد ولوائح الوكالات / الإدارات في الامارات

متعاقدون مستقلون

غالبًا ما يُشار إلى المتعاقدين المستقلين على أنهم من غير الموظفين. ومن ثم ، فإن المقاول المستقل ليس موظفًا أو مالكًا وحيدًا للعمل أو شريكًا تجاريًا. يتم الدفع للمقاولين المستقلين من خلال نظام حسابات الدفع للشركة . 
نتيجة لذلك ، يقدم المقاول المستقل فاتورة بالخدمات المقدمة وتصدر الشركة شيكًا غير متعلق بالرواتب.
إذا كان المبلغ المدفوع لمقاول مستقل (تعويض غير الموظف) خلال سنة تقويمية هو 600 درهم أو أكثر ،
يجب على الشركة إصدار نموذج IRS 1099-NEC . ومع ذلك ، إذا كان مقدم الخدمات شركة ، فإن النموذج 1099-NEC غير مطلوب.

الملاك والشركاء

المالك الوحيد هو صاحب عمل منظم كملكية فردية ولا يعتبر موظفًا أو متعاقدًا مستقلاً. وبالمثل ، فإن شركاء الشراكة التجارية ليسوا موظفين في الشركة أو مقاولين مستقلين.

رواتب و اجور

في هذا القسم من محاسبة الرواتب ، نركز على المبالغ الإجمالية التي حصل عليها موظفو الشركة.

الرواتب

عادة ما ترتبط الرواتب بالعاملين “ذوي الياقات البيضاء” مثل موظفي المكاتب والمديرين والمهنيين والمديرين التنفيذيين. غالبًا ما يتم دفع رواتب الموظفين بشكل نصف شهري (على سبيل المثال ، في اليوم الخامس عشر
والأخير من الشهر) أو كل أسبوعين (على سبيل المثال ، كل يوم جمعة) وغالبًا ما يتم تحديد رواتبهم كمبلغ إجمالي سنوي ، مثل “48000 درهم في السنة”. يشير المبلغ “الإجمالي” إلى الأجر الذي حصل عليه الموظف قبل إجراء عمليات الاستقطاع لأشياء مثل الضرائب والتبرعات إلى United Way وخطط الادخار وما إلى ذلك.

  • نظرًا لأن الموظفين الذين يتقاضون رواتب يكسبون مبلغًا سنويًا محددًا ،
  • فمن المحتمل أن يكون أجرهم الإجمالي لكل فترة دفع هو نفس المبلغ المتكرر. على سبيل المثال ، إذا كان راتب المدير هو 48000 درهم في السنة وكانت الرواتب تُدفع نصف شهرية ،
  • فسيكون إجمالي أجر المدير 2000 درهم لكل فترة من فترات الدفع الأربع والعشرين. (إذا تم الدفع للمدير كل أسبوعين ، فسيكون إجمالي الراتب 1،846.15 درهم لكل فترة من فترات الدفع البالغ عددها 26).
  • وعادةً ما تنتهي فترة عمل الموظف بأجر في يوم الدفع ؛ على سبيل المثال ، عادةً ما يغطي شيك الراتب
    في 31 يناير فترة العمل من 16 إلى 31 يناير. 
  • هذا مناسب للأغراض المحاسبية إذا كانت الشركة تعد بيانات مالية لكل شهر تقويمي.

ملحوظة:
 في بعض الأحيان ، يشعر الموظف الذي يتقاضى راتبه كل أسبوعين أنه يتعرض “للغش” لأن مبالغ رواتبه أقل من
مبالغ شيك الراتب التي يتلقاها الموظف الذي يتقاضى راتبه بشكل نصف شهري. لتوضيح ذلك ، لنفترض أن الشخص
الذي يدفع مرة كل أسبوعين يحصل على راتب إجمالي قدره 2000 درهم على كل راتب. يتلقى صديق الشخص الذي يتقاضى أجرًا نصف شهريًا راتباً إجمالياً قدره 2،166.67 على كل راتب. يعتقد الشخص الذي يتقاضى أجرًا نصف شهريًا أن صاحب
العمل يدفع لموظفيه كل أسبوعين من أجل توفير 116.67 درهم لكل يوم دفع لكل موظف. لا يعتبر هذا الشخص أن
الدفع مرتين في الأسبوع يعني أنه سيكون هناك 26 شيك راتب خلال العام ، في حين أن الشخص الذي يتقاضى راتبه كل شهر سيكون لديه 24 شيكًا فقط خلال العام. يوضح ما يلي أن كلاهما يتقاضيان نفس الراتب الإجمالي للسنة:

الموظف الذي يتقاضى أجرًا نصف شهريًا = 26 راتبًا × 2000 درهم = 52000 درهم للسنة .
الموظف الذي يتقاضى أجرًا نصف شهريًا = 24 راتبًا × 2،166.67 درهم = 52000 درهم للسنة .

فيما يلي نقطتان إضافيتان قد تفسران سوء الفهم:

  • إذا قمت بتقسيم 52 أسبوعًا في السنة على 12 شهرًا في السنة ، فهناك في المتوسط ​​4.333 أسبوعًا في الشهر (وليس 4 أسابيع في الشهر)
  • 52 أسبوعًا في السنة مرة 40 ساعة في أسبوع العمل = 2080 ساعة عمل في السنة . 2080 ساعة عمل مقسمة على 12 شهرًا في السنة = حوالي 173 ساعة عمل في الشهر (وليس 160 ساعة عمل في الشهر)

سيكون فهم هذه النقاط مفيدًا في حساب معدل أجر الموظف بالساعة وأجر العمل الإضافي الذي يكسبه الموظفون الذين يتقاضون رواتبًا.

أجور

غالبًا ما ترتبط الأجور بموظفي الإنتاج (يشار إليهم أحيانًا باسم العمال “ذوي الياقات الزرقاء”) وغير المديرين وغيرهم من الموظفين الذين تعتمد أجورهم على ساعات العمل. يتم تحديد أجر هؤلاء الموظفين عمومًا على أنه إجمالي الأجر بالساعة ، مثل “13.52 درهم للساعة”. مرة أخرى ، يشير المبلغ “الإجمالي” إلى الأجر الذي يكسبه الموظف قبل إجراء عمليات
الاستقطاع مقابل أشياء مثل الضرائب والاشتراكات وخطط الادخار.

  • غالبًا ما يتم دفع أجور الموظفين الذين يتقاضون أجورًا بالساعة والذين يتلقون أجورًا أسبوعيًا أو كل أسبوعين. 
  • لتحديد إجمالي الأجور المكتسبة خلال فترة العمل ،
    يقوم صاحب العمل بضرب معدل الساعة لكل عامل في عدد ساعات العمل المسجلة للموظف خلال فترة العمل. 
  • نظرًا للوقت الإضافي اللازم لإجراء العمليات الحسابية لكل موظف ،
  • فإن الموظفين الذين يتقاضون أجرًا بالساعة يتلقون عادةً رواتبهم بعد حوالي خمسة أيام من انتهاء فترة العمل.
  • عندما يكون للموظفين الذين يدفعون كل ساعة فترات عمل أسبوعية أو نصف شهرية ،
    ولكن البيانات المالية للشركة تغطي الأشهر التقويمية ، فستحتاج الشركة إلى إعداد إدخال تعديل من نوع الاستحقاق في نهاية الشهر.
     إذا كانت الأجور بالساعة تمثل جزءًا كبيرًا من نفقات الشركة ،
  • فمن الأهمية بمكان أن تبلغ الشركة عن المبلغ الصحيح لمصروفات الأجور الذي يتعلق بـ 30 أو 31 يومًا في الشهر ، وليس 28 يومًا في فترة عمل مدتها أربعة أسابيع. يجب أن تبلغ الميزانية العمومية للشركة أيضًا عن التزام بالمبلغ المستحق للموظفين اعتبارًا من نهاية الشهر.

استخدامات أخرى لمصطلح “الأجور”

بينما يستخدم الكثيرون مصطلح “الأجور” للإشارة إلى التعويض الذي يحصل عليه الموظفون الذين يتقاضون
أجرًا بالساعة ، غالبًا ما تستخدم خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) المصطلح ليعني الأجور والراتب والمكافآت
وما إلى ذلك المدفوعة للموظف. على سبيل المثال ، يُشار إلى الحد الأقصى السنوي للمبلغ الخاضع لضريبة
الضمان الاجتماعي باسم “الحد الأقصى للأجور السنوية”. وبالمثل ، فإن نموذج IRS W-2 يحمل عنوان بيان الأجور والضرائب .خلال شرحنا ، سيتم اعتبار المكافآت المدفوعة للموظفين وعمولات المبيعات المدفوعة للموظفين
جزءًا من الرواتب أو الأجور.

شاركها.