يمكن أن يتفق معظم الناس على أن هناك ارتياحًا هائلاً يمكن العثور عليه عند إنتاج عمل جيد. في حين أن ما يعتبر “جودة” سيختلف من شخص لآخر أو من عميل لآخر ، يجب أن يكون هدفنا دائمًا إدارة جودة المشروع.

بالنسبة للشركات ، يعد الحفاظ على الجودة عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع أمرًا مهمًا للغاية. سواء كانت شركتك تسعى إلى تقديم منتجات أو خدمات أو وسائط أو تقنية رائعة ، فمن المهم بالنسبة لتصور الشركة الخارجي ومستقبلها ألا تنخفض مستويات جودتها إلى ما دون ما هو متوقع من قبل العملاء أو العملاء. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه إدارة جودة المشروع.

ما هي إدارة جودة المشروع؟

إدارة جودة المشروع هي عملية تأخذ في الاعتبار كيفية المضي قدمًا في المشروع لتحقيق الجودة المرغوبة لمخرجات المشروع. يتطلب من مديري المشروع قياس جودة الأنشطة والعمليات المتضمنة في المشروع باستمرار. في إدارة جودة المشروع ، يتم تعيين المعايير في وقت مبكر لقياس الإنجازات في مقابل ، ويجب اتخاذ الإجراءات خلال المشروع لتصحيح المسار.

الهدف النهائي لإدارة جودة المشروع هو ضمان التسليمات التي تلبي احتياجات وتوقعات العملاء أو أصحاب المصلحة أو العملاء ، اعتمادًا على المستخدم النهائي.

يتعامل معظم مديري المشاريع مع المشروع بهدف الوصول إلى أفضل نتيجة ممكنة ، ومع ذلك يمكن للعديد من العوامل أن تمنع حدوث ذلك. حتى مع وجود أفضل فريق وأفضل الأدوات ، قد لا ترقى مخرجات المشروع إلى المستوى المطلوب دون تطبيق تدابير إدارة جودة المشروع .

كيف يتم تعريف جودة المشروع؟

في حين أن تعريف الجودة قد يكون من الصعب تحديده ، في إدارة المشروع ، يمكن اعتبار “الجودة” شيئًا يقيس – أو يتجاوز – المعيار المقبول عمومًا للنتائج في فئته. عندما تحقق الجودة ، سيكون أصحاب المصلحة أو العملاء سعداء بالمنتج أو الخدمة التي يتلقونها.

ما هي عناصر إدارة جودة المشروع؟

في حين أنه قد يبدو أن جودة المشروع شيء يمكنك قياسه بعد اكتمال المشروع ، إلا أن هذه فكرة خاطئة. بعد كل شيء ، ليس من الجيد مراجعة جودة المشروع بعد اكتماله أو تسليمه ، لأن هذا لا يترك أي فرصة لإجراء تحسينات إذا وجد أنها دون المستوى المطلوب.

فيما يلي المكونات الثلاثة لإدارة جودة المشروع:

1. تخطيط الجودة

التخطيط للجودة هو الخطوة الأولى في إدارة جودة المشروع. قبل البدء في مشروع جديد ، اتفق على ما يعتبر “جودة” لهذا المشروع المحدد وما يجب القيام به من أجل تحقيق هذا المستوى من الجودة. كما ذكرنا ، سيعتمد هذا على ما يتوقعه العميل أو صاحب المصلحة من مخرجات المشروع.

خلال هذه المرحلة ، قرر كيف ستبدو جودة المراقبة وقم بتوثيق هذه العملية. يجب أن تتضمن خطة إدارة جودة مشروعك الخطوات التي ستتخذها ، مثل الاجتماعات الأسبوعية أو تحديد تقدمك مقابل قائمة مرجعية ، ومقاييس الجودة التي ستقيسها ، وما هي المعالم التي تحتاج إلى الوفاء بها أثناء المشروع.

السؤال الكبير الذي يجب طرحه خلال هذه المرحلة هو ، “هل ستؤدي هذه العملية إلى منتج يعتبره مستخدمه مقبولاً؟”

مع تقدم المشروع ، من الضروري التأكد من أن الفريق يتبع الخطة المتفق عليها. يركز ضمان الجودة بشكل أساسي على التأكد من اتباع العمليات ، وإتمام الأنشطة المخططة ، وأن الجميع يعمل من أجل تقديم منتج نهائي عالي الجودة. ستعتمد الطريقة التي تضمن بها الجودة على المشروع ، لكننا نوصي باستخدام قائمة مراجعة وإجراء عمليات تدقيق روتينية.

2. تاكيد الجودة

الهدف هنا هو منع المشاكل قبل حدوثها باتباع العمليات على النحو المتفق عليه. في حين أن ضمان الجودة هو أمر وقائي ، فإن الخطوة التالية هي أكثر رجعية.

3. مراقبة الجودة

أخيرًا ، من الضروري تعيين جهة تنفيذية للمشروع يمكنها تقييم ما إذا كان يتم الوفاء بالمستوى المطلوب من جودة المشروع أم لا. سيحتاج هذا الشخص إلى مراجعة التقدم وفقًا للخطة وقائمة المراجعة بانتظام. وهذا يوفر فرصة لتحديد المشاكل والنظر في طرق التحسين ، بما في ذلك تعديل عوامل الخطر وخطط الطوارئ .

بالإضافة إلى استخدام قائمة التحقق والقياس مقابل مقاييس الجودة الرئيسية ، يمكن أيضًا استخدام مراجعات الأقران والاختبار المنتظم لتقييم جودة النتائج. ستؤكد لك هذه العملية إما أن المشروع يلبي المستوى المطلوب من الجودة أو تسلط الضوء على مناطق الضعف التي يجب معالجتها قبل المضي قدمًا. يتيح لك ذلك إجراء تعديلات بمجرد أن تكون على دراية بالمشكلة ، وهو أسهل بكثير وأكثر فعالية من حيث التكلفة من إعادة تنفيذ المشروع بأكمله.

ما هي فوائد إدارة جودة المشروع؟

1. مستويات أعلى من رضا العملاء

إن تقديم منتجات ذات جودة رديئة أو تقديم خدمات مخيبة للآمال ينعكس بشكل سيء على الشركة. سواء كنت تنتج ألعاب فيديو لقاعدة عملاء كبيرة أو تعمل شخصًا لشخص لتقديم خدمة مخصصة للعميل ، فإن تقديم الجودة أمر مهم. إذا كان العميل غير سعيد ، فإن المنتج قد فشل في الوصول إلى مستوى الجودة المطلوب.

تساعد إدارة جودة المشروع على ضمان تحسين العمليات من أجل الجودة وأن جميع المخرجات يتم إنتاجها على مستوى يضمن رضا العملاء.

2. منتجات ذات جودة أفضل

حتى إذا كان العميل سيكون راضيًا عن منتج ذي جودة متواضعة ، فلا توجد سلبيات لتجاوز التوقعات وتقديم منتجات ذات جودة أفضل.

يمكن أن تساعد إدارة جودة المشروع الشركات على تحسين العمليات وإنشاء منتجات وخدمات أفضل.

3. زيادة الإنتاجية

الإنتاجية هي أكثر من مجرد العمل بسرعة وكفاءة. يتعلق الأمر ببناء علاقات قوية بين أعضاء الفريق ، وتحسين الاتصالات والعمليات الداخلية. تدرس إدارة جودة المشروع جودة مخرجات المشروع وجودة خطط المشروع وإجراءاته والتقدم المحرز. هذا يعني أنه يهدف إلى تحسين جميع مجالات المشروع ، بما في ذلك إنتاجية فريقه.

4. النمو المالي

سيهدف مديرو المشاريع دائمًا إلى إبقاء التكاليف متواضعة مع الاستمرار في تقديم الجودة. إذا كان بإمكانك ، كما هو مذكور أعلاه ، تبسيط العمليات وزيادة مستويات الإنتاجية ، فمن الممكن أن تحقق الشركة أرباحًا أعلى. يمكن ضمان أرباح أعلى من خلال رفع الأسعار بسبب زيادة مستويات الجودة أو خفض التكاليف التشغيلية عن طريق القضاء على العمليات غير الضرورية.

ما الأدوات التي يمكن أن تساعد في إدارة جودة المشروع؟ 

تتوفر مجموعة من الأدوات التي يمكن أن تدعم إدارة جودة مشروعك. ضع في اعتبارك الخيارات التالية بناءً على مخرجات فريقك ومجال عمله وطرق عمله.

1. مخططات برنامج عملية اتخاذ القرار

تعد مخططات برنامج قرار العملية جزءًا لا يتجزأ من تخطيط جودة المشروع لأنها تساعد مديري المشاريع على تحديد الأخطاء التي يمكن أن تحدث في المشروع وإنشاء استراتيجيات التخفيف وفقًا لذلك. كما أنها تساعد في الكشف عن الخطوات التي يجب اتخاذها لإكمال المشروع والتأثير المحتمل في حالة خروج المشروع عن مساره.

2. مخططات التقارب

مخطط التقارب هو أداة تنشئ وتجمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالمشروع ومنتجاته. سيكشف هذا الرسم التخطيطي عن الاتصالات بين نقاط البيانات للمساعدة في إيجاد الحلول.

يتم استخدامها أيضًا أثناء جلسات البحث أو العصف الذهني لتوليد الأفكار وجمع البيانات. يمكن لمخططات التقارب أن تجلب هيكلًا للأفكار غير المنظمة وتطور اتجاهات جديدة للفكر.

3. مخططات المصفوفة

تسمح مخططات المصفوفة لمدير المشروع بفهم العلاقة بين المعلومات الموجودة في المصفوفة ، والتي تتضمن الأهداف والعوامل والأسباب. هذه تستند إلى بيانات المؤسسة ، والتي تساعد في تحليلها. هناك عدة أنواع تعتمد على عدد عناصر المجموعات التي توجد علاقات بينها.

4. مصفوفات الأولوية

تُستخدم مصفوفات تحديد الأولويات أثناء جلسات العصف الذهني. يساعدون مديري المشاريع على إنشاء قائمة من العناصر ذات الأولوية للعمل من خلالها من خلال تقييم القضايا التي أثيرت خلال الجلسات مقابل قائمة محددة من المعايير. يتيح ذلك لمديري المشاريع فهم المشكلات التي قد تنشأ وتحديد أولويات أي منها يجب التعامل معه أولاً.

5. مخططات العلاقات المتبادلة

تساعد مخططات العلاقات المتبادلة مديري المشاريع على فهم علاقات السبب والنتيجة. وهي تحدد المتغيرات المحتملة التي قد تنشأ مع تقدم المشروع وتكشف عن الأجزاء الأخرى من المشروع التي قد تتأثر نتيجة لذلك.

6. مخططات الشبكة

يرسم مخطط الشبكة بصريًا مخططًا لجدول المشروع. في التوقعات ، نعتقد أن النظر إلى الأشياء بصريًا يمكن أن يساعد في توفير صورة أكثر دقة للمشروع والسماح لمديري المشروع باتخاذ قرارات أفضل. سيمثل هذا الخطة الحاسمة للمشروع من البداية إلى النهاية ونطاقها. هناك نوعان من مخططات الشبكة: مخططات الأسهم ومخططات الأسبقية.

7. مثلث إدارة المشروع 

في حين أن كل من يشارك في مشروع ما يريد في نهاية المطاف أن تكون المخرجات جيدة قدر الإمكان ، إلا أنه قد يكون من السهل نسيان الجودة عندما تكون عالقًا في الحشائش. يمكن أن يساعد مثلث إدارة المشروع ، أو مثلث القيد الثلاثي ، مديري المشاريع على تحقيق الجودة.

يساعد المثلث على التأكد من أن التكاليف والجداول الزمنية والنطاق المقصود متوازنة ؛ في حين أن هذا وحده لا يكفي لضمان جودة إنتاج المشروع ، إلا أنه يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً للتأكد من أن التكاليف ليست منخفضة جدًا مقارنة بالنطاق أو أن الجداول الزمنية ليست قصيرة جدًا للسماح لفريقك بالوقت الكافي للقيام بعملهم الأفضل.

كيف يمكن أن تساعد التوقعات في إدارة جودة مشروعك

إن إدارة جودة مشروعك ليس بالأمر السهل. هناك عدد لا يحصى من العوامل التي يجب مراعاتها ، وأعضاء الفريق الذين يجب إدارتهم ، والأهداف التي يجب تحديدها والقياس وفقًا لها.

التنبؤ هو أداة إدارة المشروع الشاملة التي توفر لك نظرة شاملة للعمليات ، والموارد ، وتقدم المشروع. هذا يجعل من السهل تحديد المشكلات قبل حدوثها ، بما في ذلك الاختناقات وسوء إدارة الموارد والتكاليف المرتفعة. لا تجعل أداة الإدارة المرئية للغاية هذه إدارة المشروع أمرًا سهلاً فحسب ، بل تمنحك كل ما تحتاجه لضمان تقديم مشاريع عالية الجودة في كل مرة.

Share.

يُعدُ خميس الشرياني من أوائل رواد الأعمال في دولة حيث بدأ في عالم ريادة الأعمال منذ عام 2004. بدأ السيد شرياني، مسيرته المهنية كمحلل مالي، وقدم العديد من الإرشادات للمؤسسات الحكومية والخاصة في دولة الإمارات العربية وخارجها. ويرأس حالياً منصب مدير مشروع أول للمبادرات والخطط الرئيسية في مكتب أبوظبي التنفيذي. وقد حاز السيد شرياني على درجة البكالوريوس في التجارة والمحاسبة من جامعة جريفيت أستراليا، وحصل على العديد من برامج التدريب بما فيها المحلل المالي المعتمد وإعداد التقارير المالية وفق المعايير الدولية.